İşletmelerde etkin ve verimli bir yönetim için her birimin belirlenmiş bir yöneticiye bağlı olması ve karar alma mekanizmasının çok başlılıktan arındırılması gerekir. Yönetim yapısının açık ve anlaşılır olması, hem işlerin düzenli yürütülmesi, hem de çalışanların sorumluluklarını yerine getirebilmesi açısından ilk insandan beri vazgeçilmez bir ilkedir.
Danışmanlık yaptığım bir işletmede, şirket ortaklarının bir kısmı aktif olarak yönetim kadrolarında, bir kısmı operasyonel süreçlerde görev alırken, bazı ortakların işletmede herhangi bir görevi bulunmuyordu. Buna rağmen hem yönetim kurulu üyesi sıfatıyla görev yapan, hem de işletmede aktif bir sorumluluğu olmayan bazı ortakların şubeleri gezerek uygulamaları kontrol ettiğini ve çalışanlara doğrudan talimat verdiğini gördüm. Mesleki deneyimim doğrultusunda bu yaklaşımın doğru olmadığını kendileriyle paylaştım ve uygulamayı değiştirerek verimliliği artırdık.
Elbette şirket ortakları şubeleri ziyaret edebilir, işleyişi gözlemleyebilir ve gerekli kontrolleri yapabilir. Ancak tespit ettikleri eksiklikleri ve yapılmasını istedikleri düzenlemeleri doğrudan çalışanlara bildirmek yerine, organizasyon şemasında ilgili işten sorumlu yöneticiye iletmeleri gerekir. İşin yürütülmesini ve sonuçların takibini de ilgili yönetici üzerinden sağlamaları, yönetim disiplininin korunması açısından daha doğrudur.
Her birimin, unvanı ve konumu ne olursa olsun, yetki ve sorumlulukları belirlenmiş tek bir amire bağlı olması ilkesine riayet edilmelidir. Bu yaklaşım, yalnızca işletmenin verimliliğini artırmakla kalmaz, çalışanların motivasyonuna ve yönetime duydukları güvene de olumlu katkı sağlar.
Çift Şapkalı Olma Durumu
Bir kişi işletmenin ortağı olabilir; ancak ortaklık sıfatı, kendisine işletmenin her alanına müdahale etme yetkisi vermez. Organizasyon yapısında herhangi bir görevi bulunmayan ortaklar, bölümlerin günlük işleyişine doğrudan müdahil olmamalıdır. Görüş ve önerilerini ilgili bölümün yöneticisine iletmeli, konunun takibini de belirlenmiş yönetim yapısı üzerinden gerçekleştirmelidir.
Bir ortağın aynı zamanda işletmede yöneticilik görevi üstlenmesi de mümkündür. Ancak bu durumda ortaklık sıfatıyla sahip olduğu yetkiler ile yöneticilik görevinden kaynaklanan yetki ve sorumlulukları birbirinden ayrılmalıdır. Kişi, hangi durumda ortak, hangi durumda yönetici olarak hareket ettiğinin bilincinde olmalıdır.
Bu ayrımın yapılmadığı işletmelerde çalışanlar kimin talimatına uyacaklarını bilemez, hiyerarşik yapı bozulur ve sorumluluklar belirsizleşir. Bunun sonucunda kararlar gecikir, işlerin tamamlanma süreleri uzar ve zamanla yönetim sorunları ortaya çıkar.
Rolleri Netleştirmek
İşletmelerde ortaklarla profesyonel yöneticilerin rolleri açıkça belirlenmemişse veya taraflar birbirlerinin görev alanlarına müdahale ediyorsa çok başlılık kaçınılmaz hâle gelir.
Bu nedenle ortakların ve yöneticilerin görev, yetki ve sorumlulukları netleştirilmeli; ilgili kişilere yazılı olarak bildirilmelidir. Belirlenen esaslara uygulamada uyulup uyulmadığı da yönetim kurulu tarafından düzenli olarak takip edilmelidir.
Çalışanlar, kime bağlı olduklarını, kimden talimat alacaklarını ve hangi konularda kime karşı sorumlu olduklarını açıkça bilmelidir. Nihai karar yetkisinin kimde olduğunun belirsiz kalması, işletmede karışıklığa ve zaman kaybına yol açar.
Hissedarlar da görev ve yetki alanları dışında kalan konularda doğrudan karar almaktan ve uygulamaya müdahale etmekten kaçınmalıdır. Bir konuda farklı görüşlere sahip olmaları durumunda, kendi aralarında istişare ederek ortak bir yaklaşım belirlemeli ve çalışanların karşısına birbiriyle çelişen talimatlarla çıkmamalıdırlar.
İstişare Etmek ve Uygulamayı Takip Etmek
İşletmelerde kararların sağlıklı alınabilmesi için ilgili ortaklar ve yöneticiler arasında istişare kültürü geliştirilmelidir. Görüş alışverişi sonucunda alınan kararlar, uygulamaya geçirilmek üzere ilgili yöneticilere iletilmeli; uygulama ve sonuçlar da bu yöneticiler tarafından takip edilmelidir.
Bir ortak veya yönetici, kendi görev alanı dışında kalan bir konuda eksiklik ya da aksaklık tespit ettiğinde, çözüm önerisini ilgili yöneticiye iletmeli ve uygulamanın sorumluluğunu ona bırakmalıdır. Böylece hem yöneticinin sorumluluk alanı korunur hem de işlerin belirlenmiş bir düzen içinde yürütülmesi sağlanır.
Örneğin, üst yönetim tarafından bir mağazada yapılması gereken işler Mağaza Müdürü'ne iletildiğinde, Müdür bu işleri ekibi arasında dağıtmalı, kimin hangi işi yapacağını belirlemeli ve uygulamayı takip etmelidir. Eksiklik veya aksaklıklarla karşılaştığında bunları gidermeli, gerekli durumlarda üst yönetimi bilgilendirmelidir.
Mağaza Müdürü'nün görevi, ekibinin yapması gereken bütün işleri bizzat yerine getirmek değil; işlerin doğru, eksiksiz ve zamanında yapılmasını sağlamaktır. Zorunlu durumlar dışında çalışanların görevlerini kendisinin üstlenmesi, yöneticilik sorumluluğunu ikinci plana iter ve ekibin gelişimini olumsuz etkileyebilir.
Unutulmamalıdır ki işletmelerde verimli yönetim, herkesin her işe müdahale etmesiyle değil, herkesin kendi görev ve sorumluluk alanında hareket etmesiyle mümkündür. Sağlıklı bir yönetim yapısında ortaklar yön verir, yöneticiler yönetir, çalışanlar ise belirlenen görevleri yerine getirir. Bu düzenin korunması, hem karar alma süreçlerini hızlandırır hem de işletmenin sürdürülebilir başarısına katkı sağlar.
