Kamu ya da özel sektör fark etmeksizin işyerlerinde görev ve sorumluluklar net biçimde belirlendiğinde çalışanlar ne yapacaklarını, kime hesap vereceklerini ve hangi alanlardan sorumlu olduklarını bilerek çalışır.
Görev ve sorumlulukların açık bir şekilde tanımlanmadığı durumlarda bazı işler sahipsiz kalırken, bazı işler ise birden fazla kişi tarafından yürütülebilmektedir. Bu tür görev boşlukları ve sorumluluk çakışmaları, iş süreçlerinde verimsizliğe ve çalışan performansının düşmesine neden olur. Sorumlulukların net olmadığı ortamlarda işler atlanabilmekte veya unutulabilmekte; aksaklıklar ise çoğu zaman ancak ortaya çıktıktan sonra fark edilmektedir. Hataların önemli bir bölümü de görev, yetki ve sorumlulukların yeterince açık tanımlanmadığı bu alanlarda meydana gelmektedir.
Danışmanlık mesleğim boyunca rol belirsizliğinden kaynaklanan pek çok örnekle karşılaştım. Örneğin yeni bir personel işe başlıyor, ancak masa, kartvizit, bilgisayar gibi ihtiyaçları hazır değil ve bunlar sonradan tamamlanmak zorunda kalıyor. Personeli işe alan kişi ile bu hazırlıkları yapması gereken kişi farklıysa bu karmaşa sık yaşanıyor. Bu aradaki koordinasyon görevi net belirlenmediği için işler aksayabiliyor.
Sorunlar genellikle bölümlerin kendi iş alanlarında değil, birbiriyle iş birliği yapması gereken kesişim noktalarında ortaya çıkıyor. Bölümler kendi içerisinde daha az eksik ve görev atlamasıyla karşılaşırken, işin bir bölümden diğerine geçtiği noktada sorumluluk çoğu zaman havada kalabiliyor.
Aynı durum kamu kurumlarında da sık görülür. Toplumu sarsan büyük olaylarda kimin sorumlu olduğunu biz vatandaşlar çoğu zaman anlayamıyoruz. Örneğin bir otel yandığında, hesap vermesi gerekenlerin kimler olduğu net biçimde ortaya konamıyor. Çoğu zaman bir ya da birkaç kurumun eksiği olduğu anlaşılıyor; ancak görevler net tanımlanmadığı için kurumlar tabiri caizse topu birbirine atıyor.
Görevler net olsaydı bu tablo büyük ölçüde önlenebilirdi. Görev ve sorumlulukları açıkça tanımlamak bir bürokrasi işi değil; çalışanın da, kurumun da, toplumun da güvenini koruyan bir adımdır.
Bu İş Kimin İşi?
Görev tanımlarını hazırlamak önemlidir. Ancak bundan daha önemli olan, organizasyondaki tüm işlerin eksiksiz şekilde çalışanlara dağıtılması ve hiçbir işin sahipsiz bırakılmamasıdır.
Bir işyerinde bin farklı iş yapılıyorsa, bu işlerin tamamının bir sahibi olmalıdır. İşin önemli ya da önemsiz olması, sık ya da seyrek yapılması, günlük ya da dönemsel olması bu gerçeği değiştirmez.
Uygulamada çoğu zaman yalnızca düzenli olarak yapılan ve büyük görünen işler tanımlanır. Oysa işlerin önemli bir bölümü; ara sıra yapılan, küçük görünen, destek niteliğinde olan veya ihtiyaç ortaya çıktığında gerçekleştirilen işlerden oluşur. Bu işler tanımlanmadığında ve bir çalışana atanmadığında, organizasyonda görünmeyen görev boşlukları oluşur.
Özetle, organizasyondaki her işin bir sahibi olmalıdır. Sahipsiz bir iş zaman zaman birileri tarafından yapılabilir; ancak yapılmadığında hesap sorulacak kimse olmadığı için sorun çıkması kaçınılmazdır.
Bu nedenle olmazsa olmaz ilkemiz; her işin net bir sahibi olduğu yapılar kurgulamaktır.
