İş konuşmaya gelince hepimiz ne kadar şeffaf olduğumuzu, tüm işlerimizi açık ve net bir şekilde ilgili kişilerle paylaştığımızı büyük bir gururla anlatırız. Ancak hem iş hayatında hem de sosyal yaşamda, bu söylemlerin davranışlara aynı ölçüde yansıdığını söylemek pek mümkün değildir. Bildiklerini ve düşündüklerini açık, net ve dürüst bir şekilde paylaşanların sayısı, bana göre, her geçen gün azalmaktadır.
İş hayatında yapılanların toplantılarda açıkça paylaşılması ve raporlama ve bilgi belge paylaşım sistemleri aracılığıyla ilgili kişilere aktarılması bir zorunluluk olmasına rağmen, uygulamada bunun her zaman böyle işlemediğini görmekteyiz. Kerpetenle alınan bilgiler, dolaylı anlatımlar, “Bu bilgiye ne gerek var, zaten herkes biliyor.” gibi bahaneler; şeffaflıktan ve dürüstlükten uzak iş ilişkilerinin yaygınlaşmasına neden olmaktadır. Ayrıca, bilgi talep edildiğinde veya hesap sorulduğunda gereksiz tepkilerin verildiği çalışma ortamlarının (özellikle aile şirketlerinde) gelişemediğini ve geri kaldığını da gözlemlemekteyiz.
Tüm iyi niyetine rağmen şeffaf olmaya çalışan; ancak anlaşılması güç sunumlar ve raporlar hazırlayan çalışan ve yöneticiler de bu tabloya eklendiğinde, şeffaflığın önemi daha da belirgin hale gelmektedir.
Oysa şeffaf bir çalışma ortamında güven artar; çalışanlar geleceğe ve gelişime odaklanır, zihinleri geçmişte kalmaz.
Yaşanmış Bir Vaka
Üretim, ithalat, ihracat ve yurt içi satış faaliyetleri yürüten; baba ve iki çocuğunun yönettiği bir işletmede, aile bireyleri arasında ciddi bir iletişimsizlik ve buna bağlı olarak yönetimde tıkanma yaşandığını gözlemledim. Bu durumun kök nedenini araştırdığımda, şeffaflık ve dürüstlükten uzak bir yapıyla karşılaştım.
Aile bireylerinin tamamı iyi niyetli ve çalışkan olmasına rağmen, iş yapış biçimlerinde şeffaflıktan uzak bir yaklaşım sergilemektedirler. Rollerini doğru şekilde belirlemiş ve yazılı hâle getirmiş olmalarına rağmen, bu rollerin gereğini yerine getirmek yerine birbirleriyle uğraşmakta; “mış gibi” davranarak kendi sorumluluk alanlarını yönetirken gerekli raporlama ve bilgi paylaşımını yapmamaktadırlar. Bu durum, diğer aile bireylerini yormakta ve psikolojik olarak yıpratarak hatalı kararlar almalarına neden olmaktadır.
Örneğin, ithal edilen ürünlerin durumu ve süreçleri hakkında bilgi istediğinizde, ilgili kardeş size eksik veya yanıltıcı bilgi verebilmekte; siz de bu bilgiyi müşterinizle paylaştığınızda müşteri memnuniyeti azalmakta ve firma zarar görmektedir.
Görev ve yetkilerini aslında benimsemediği hâlde benimsemiş gibi davranan; motivasyonu düşük olmasına rağmen bunu açıkça ifade etmeyen ve şeffaflıktan uzak çalışan bu dört kişi, hem işletmeye hem de aile ilişkilerine zarar vermektedir.
Bu durum karşısında önerdiğimiz çözüm oldukça basit oldu:
“Birbirinizle açık iletişim kurun; düşüncelerinizi, kaygılarınızı ve gerçek hislerinizi usul ve edep çerçevesinde açıkça paylaşın.”
Zira bu sağlandığı sürece iletişim kesintiye uğramayacak, yönetim süreçleri daha sağlıklı işleyecek ve işletmenin sürdürülebilir başarısı güvence altına alınacaktır.
