Firmalarda yaşanan bazı olayları hayretle izleriz. Yönetim danışmanlığı yaptığım işletmelerde zaman zaman enteresan yönetim uygulamaları ile karşılaştım. Bazen bunları görünce; "Bunu ancak şirketine zarar vermek isteyen biri yapabilir." diye düşündüğüm de olmuştur.
Geçtiğimiz günlerde uzun yıllardır tanıdığım bir tekstil üreticisini ziyaret ettim. Birlikte öğle yemeği yerken, yaklaşık yirmi yıldır tanıdığım bu firma sahibinin iş yapış biçiminde neredeyse hiçbir değişiklik olmadığını üzülerek gördüm. Yemek boyunca beş-altı kez masadan kalktı. Bir çalışanına cevap verdi, evrak kontrol etti, iki ayrı telefonuyla defalarca görüşme yaptı. Yemeğini adeta koşarak yemeye çalıştı ve sonunda yemeğini bile bitiremeden ani bir kararla masadan ayrıldı.
Dikkatimi çeken en önemli nokta şuydu: Yirmi yıl önce nasıl çalışıyorsa bugün de aynı şekilde çalışıyordu. Sürekli koşturan, her işe yetişmeye çalışan, tüm kararları kendi vermek isteyen ve yangın söndürerek günü tamamlayan bir en kılcala inen yönetim anlayışı...
Oysa geçen yirmi yıl içerisinde işletmenin yönetim sistemi değişmemiş, patronun çalışma biçimi gelişmemiş ve şirket de arzu edilen seviyeye ulaşamamıştı.
Böyle bir çalışma tarzıyla büyük başarılar beklemek, ne yazık ki gerçekçi değildir. Başarı; çok çalışmaktan önce doğru çalışmayı, sistem kurmayı ve yönetebilmeyi gerektirir.
Peki bu kısır döngüden çıkabilmek için neler yapılabilir?
Farkına Varmak:
Değişimin ilk adımı, mevcut durumun doğru teşhis edilmesidir. Yönetici önce kendi çalışma tarzının gerçekten verimli olup olmadığını sorgulamalıdır. Günün sonunda çok yoruluyor olmak, çok iş başarmak anlamına gelmez. Sürekli meşgul olmak ile değer üretmek aynı şey değildir.
Bu nedenle yöneticiler belirli aralıklarla kendilerini değerlendirmeli, mümkünse bağımsız danışmanlardan veya objektif kişilerden geri bildirim almalıdır. Ayrıca başarılı yöneticilerin çalışma alışkanlıklarını incelemek ve kendi yöntemleriyle karşılaştırmak da önemli bir gelişim fırsatıdır.
Plan Yapmak:
Planlama, başarılı yönetimin temelidir. Günü, haftayı, ayı ve yılı planlayabilen yöneticiler hem zamanlarını daha verimli kullanır hem de ekiplerinin enerjisini doğru yönlendirir. Plansızlık ise işleri yöneticinin yönetmesine değil, işlerin yöneticiyi yönetmesine neden olur. Sürekli kriz çözmeye çalışan yöneticiler, geleceği inşa edecek zamanı hiçbir zaman bulamazlar.
Sistem Kurmak:
İşletmeler kişilere değil, sistemlere bağlı olarak çalışmalıdır. Patronun olmadığı gün işlerin aksaması, işletmede sistem eksikliğinin en açık göstergesidir. Görev tanımları, yetki devri, standart süreçler, düzenli raporlama ve performans takibi oluşturulmadığı sürece yönetici her ayrıntının içinde kalmaya devam eder. Sonuç olarak hem kendisi tükenir, hem de işletme büyüyemez.
Yetki Devretmek:
Her işi patronun yapması, fedakârlık değil yönetim hatasıdır. Yönetici, ekibini yetiştirmeli, sorumluluk vermeli ve sonuçlarını takip etmelidir. Yetki devretmeyen yöneticiler kısa vadede işleri kontrol ediyor gibi görünse de uzun vadede şirketlerinin gelişimini sınırlar.
Sonuçlara Odaklanmak:
Bir yöneticinin başarısı, ne kadar yoğun çalıştığıyla değil, ortaya koyduğu sonuçlarla ölçülür. Gece geç saatlere kadar ofiste kalmak, sürekli telefonla konuşmak veya her işe müdahale etmek başarı göstergesi değildir. Asıl başarı; kârlılığı artıran, çalışanlarını geliştiren, müşterilerini memnun eden ve kendi yokluğunda da çalışabilen bir sistem kurabilmektir.
Başarısızlık çoğu zaman bir anda ortaya çıkmaz. Yanlış alışkanlıkların yıllarca tekrar edilmesiyle yavaş yavaş oluşur. Aynı yöntemleri uygulayıp farklı sonuçlar beklemek ise işletmelerin ve yöneticilerin en büyük yanılgılarından biridir. Yönetici kendisini değiştirmediği sürece şirketinin değişmesini beklemesi hayalcilik olacaktır. Çünkü işletmeler, çoğu zaman patronlarının yönetim kapasitesi, ufku ve vizyonu kadar büyür.
