Aile şirketlerinde ve kurumsallaşma düzeyi düşük birçok işletmede yazılı prosedürlerden çok sözlü yönetim anlayışı hâkimdir. Yönetim Kurulu Başkanı'nın, yönetim kurulunun veya şirket yönetiminin aldığı kararlar çoğu zaman yazılı hale getirilmeden uygulanmaya çalışılır.
Ancak sözlü de olsa alınan kararların ve verilen talimatların uygulanmaması, işletmenin yönetim yapısını zayıflatır. Danışmanlık hayatım boyunca en sık karşılaştığım sorunlardan biri de, alınan ortak kararların bazı ortaklar tarafından bilinçli veya bilinçsiz şekilde uygulanmaması olmuştur.
Bunun birçok nedeni olabilir. Bunlardan bazılarını birlikte değerlendirelim.
Kendi Fikrini Beğenenler
Toplantılarda, süreç analizlerinde veya karar alma aşamalarında kendi görüşü tamamen ya da kısmen kabul edilmeyen bazı ortaklar, alınan ortak kararı benimsemekte zorlanabilirler. Karar aşamasında farklı düşünmek doğal ve hatta faydalıdır. Ancak karar alındıktan sonra artık kişisel görüşlerin değil, ortak iradenin uygulanması gerekir.
Bulunduğu Konumdan Rahatsız Olanlar
Şirket yönetiminde aktif görev alan bazı ortaklar, üstlendikleri görevden veya sahip oldukları yetkilerden memnun olmayabilirler. Bu memnuniyetsizlik zaman zaman açık, bazen de sessiz bir direnişe dönüşebilir. Kararları geciktirmek, eksik uygulamak veya farklı yorumlamak bunun en yaygın örnekleridir.
Kurallı Yaşama Alışkın Olmayanlar
Bazı kişiler karakter yapıları gereği kurallarla yaşamaktan hoşlanmazlar. Ortak olsalar da çalışan olsalar da standartlara uymakta zorlanırlar. Hesap vermekten hoşlanmaz, raporlamayı gereksiz görür, denetlenmeyi ise kendilerine duyulan güvensizlik olarak algılarlar.
Ortak Olduğu İçin Kural Tanımayanlar
Şirket ortağı olduğu için kendisini kuralların dışında gören kişilere uygulamada oldukça sık rastlanmaktadır. "Ben ortağım, bu kurallar bana işlemez." anlayışı, kurumsallaşmanın önündeki en büyük engellerden biridir.
Oysa ortaklar çift şapka taşırlar. Bir yandan şirketin sahibidirler, diğer yandan ise yönetici veya çalışandırlar. Bu nedenle kurallara çalışanlardan daha fazla uymaları gerekir. Çünkü çalışanlar çoğu zaman yöneticilerin söylediklerinden çok, yaptıklarını örnek alırlar.
Kuralları Koyanların da Kurallara Uymaması
Kuralları belirleyen kişi veya kişiler de aynı kurallara uymalıdır. Aksi halde yönetimde güven duygusu zedelenir, adalet algısı bozulur ve kurumsal disiplin sürdürülemez hale gelir. Kuralların sadece çalışanlar için geçerli olduğu, ortakların ise istisna kabul edildiği bir işletmede kurumsallaşmadan söz etmek mümkün değildir.
Hangi Yaptırımlar Uygulanabilir?
Buradaki amaç ortağı cezalandırmak değil, işletmenin yönetim sistemini korumaktır. Bu nedenle çalışanlara uygulanan klasik disiplin yaptırımları, ortaklar açısından çoğu zaman uygun veya yeterli olmayacaktır.
İlk tercih her zaman iletişim olmalıdır. Ortağın yaptığı hata, ihmal veya kuralsızlık açık, objektif ve yapıcı bir şekilde kendisiyle diğer ortakları tarafından paylaşılmalıdır. Sorunun nedenleri anlaşılmaya çalışılmalı ve çözüm aranmalıdır.
Buna rağmen aynı davranışlar devam ediyorsa, şirketin ortaklık sözleşmesi, aile anayasası veya şirketin yönetişim kuralları çerçevesinde aşağıdaki tedbirler değerlendirilebilir:
·Yetki alanlarının sınırlandırılması,
·Yönetim Kurulu, İcra Kurulu veya benzeri aktif yönetim organlarındaki görevlerinin yeniden değerlendirilmesi,
·Performansa bağlı mali hakların veya yönetsel ayrıcalıkların gözden geçirilmesi, kısıtlanması,
·Sürekli ve ağır ihlallerde ise, şirket sözleşmesi ve yürürlükteki mevzuatın öngördüğü mekanizmalar çerçevesinde ortaklık ilişkisinin yeniden değerlendirilmesi.
Sessiz Direniş Daha Tehlikelidir
Bazı ortaklar kurallara uymadıklarını açıkça ifade etmezler. Kararları geciktirir, uygulamayı yavaşlatır, çalışanlara farklı mesajlar verir veya süreci görünmeden sabote ederler. Bu tür sessiz direnç, açık itirazdan çok daha yıpratıcı olabilir. Çünkü sorunun kaynağını tespit etmek ve çözmek daha güç hale gelir.
İşin özü; ortakların kurallara uymadan şirket içerisinde görev yapması, bireysel bir davranış sorunu değil, doğrudan bir yönetim problemidir. Gerçek anlamda kurumsallaşmış işletmelerde kurallar sadece çalışanları değil, ortakları da bağlar. Ortakların kendilerini kuralların üzerinde görmediği, alınan kararların herkes tarafından aynı hassasiyetle uygulandığı şirketler uzun ömürlü ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşurlar.
