İşletmelerde, özellikle de çok ortaklı ve aile şirketlerinde, ortakların yaptığı harcamaların nasıl karşılanacağı zaman zaman önemli yönetim sorunlarına dönüşebilmektedir. İlk bakışta küçük gibi görünen bu konu, zaman içerisinde ortaklar arasında güven kaybına, gereksiz tartışmalara ve hatta ortaklık ilişkilerinin zedelenmesine neden olabilmektedir.
Ortaklar; maaş, prim, temettü veya huzur hakkı gibi çeşitli gelirler elde ederler. Ancak günlük hayatta yaptıkları her harcamanın şirket tarafından karşılanması doğru olmadığı gibi, şirket faaliyetleri kapsamında yapılan tüm giderlerin de kişisel harcama olarak değerlendirilmesi doğru değildir. Bu nedenle hangi giderlerin şirket tarafından, hangilerinin ise ortakların kişisel bütçelerinden karşılanacağının önceden net olarak belirlenmesi gerekir.
Hangi Giderler Şirket Tarafından Karşılanmalıdır?
Otuz yılı aşkın danışmanlık hayatım boyunca özellikle KOBİ ölçeğindeki işletmelerde bu konunun sık sık problem oluşturduğunu gözlemledim. Çoğu zaman yazılı bir sistem bulunmadığından, harcamalar kişilerin yorumuna göre değerlendirilmekte ve bu durum ortaklar arasında gereksiz tartışmalara yol açmaktadır.
Bu nedenle şirketin kurumsal yönetim anlayışının bir parçası olarak; aile anayasasında, ortaklık sözleşmesinde veya şirket prosedürlerinde gider politikası açık şekilde tanımlanmalıdır. Hangi harcamaların şirket gideri sayılacağı, hangi limitler içerisinde yapılabileceği, kimlerin onay vereceği ve ödeme süreçlerinin nasıl işleyeceği yazılı hale getirilmelidir.
Muhasebe Kişilere Değil, Kurallara Göre Çalışmalıdır
İdeal olan sistemde ortaklar yaptıkları harcamaların ödenmesi için diğer ortaklardan tek tek onay istememelidir. Muhasebe birimi, önceden belirlenmiş prosedürlere uygun olan harcamaları ilave bir yetki beklemeden ödeyebilmelidir.
Danışmanlık yaptığım birçok şirkette, ortakların yaptıkları harcamaların ödenebilmesi için diğer ortakları ikna etmeye çalıştıklarına defalarca şahit oldum. Bu durum hem zaman kaybına neden olmakta, hem de ortaklık ilişkilerini gereksiz şekilde yıpratmaktadır.
Bazı Alanları Netliğe Kavuşturmak
Temsil ve ağırlama giderleri, müşteri yemekleri, seyahat masrafları, müşteri ve tedarikçilere verilen hediyeler, eğitim giderleri, araç kullanımı, cep telefonu faturaları veya trafik cezaları gibi harcamalar çoğu zaman tartışma konusu olabilmektedir. Örneğin;
·İş geliştirme amaçlı müşteri ağırlamaları şirket tarafından karşılanabilir.
·Trafik cezaları gibi kişisel kusurdan kaynaklanan giderler şirket gideri olarak değerlendirilmemelidir.
·Mesleki gelişim sağlayacak eğitim, fuar ve sektörel organizasyon katılımları ise belirlenen politika çerçevesinde şirket tarafından desteklenmelidir.
Bazı Şeylerde Tasarrufa Gidilmemeli
Şirket giderlerini kontrol altında tutmak elbette önemlidir. Ancak harcamaları gereğinden fazla kısmak, işletmenin büyümesini ve rekabet gücünü de olumsuz etkileyebilir.
Yeni müşteriler kazanmak, mevcut müşterilerle ilişkileri güçlendirmek, sektördeki gelişmeleri takip etmek ve şirketi temsil etmek için yapılan makul harcamalar aslında bir maliyet değil, geleceğe yapılan yatırımdır.
Şirket giderlerinin kapsamı, limitleri ve onay süreçleri önceden belirlenmişse; hem muhasebe süreçleri hızlanır, hem de ortaklar arasında gereksiz tartışmaların önüne geçilir.
