Çalıştığımız işletmelerde hepimiz çeşitli toplantılara katılırız. Bazen yalnızca katılımcı oluruz, bazen de toplantı yöneticisi ya da sekreteri olarak görev alırız.
Öncelikle şunu belirtmek gerekir: bir çalışanın, yönetim tarafından belirlenen toplantılara katılması tartışmaya açık bir konu değildir; katılım mutlaka sağlanmalıdır.
Ancak katılım sağlamak yeterli değildir. Çalışanın toplantıda yapması ve yapmaması gerekenleri bilmesi, bunları ne ölçüde uyguladığını da düzenli olarak gözden geçirmesi gerekir. Kişi kendini kalibre etmeli ya da bu konuda destek almalıdır.
Otuz yıldan fazladır işletmelerde toplantılarda hem yönetici hem katılımcı olarak bulundum ve bu süreçte gerçekten ilginç manzaralarla karşılaştım: birbiriyle tartışan aile üyeleri, gündemi hiç okumadan gelen katılımcılar, toplantıda uyuyakalanlar, geç gelenler, "bir an önce bitsin de işimize dönelim" der gibi beden diline sahip olanlar, çevresini rahatsız edecek kadar yüksek sesle konuşanlar, toplantıyı gündeminden uzaklaştıranlar…
Yönetim danışmanı olarak, ciddi aksaklıklar öngördüğüm bazı toplantılarda katılımcıların onayını alarak toplantıyı kayda alıyor, sonrasında bu kayıtları kendileriyle paylaşıyorum. Böylece katılımcılar kendi tutum ve davranışlarını izleme fırsatı buluyor. Görüntüleri birlikte izleyip eksikliklerini kendilerine gösterdiğim ve bu sayede davranışlarını düzelten birçok katılımcıyla çalışma fırsatım oldu.
Verimsiz geçen toplantıların hem katılımcılara, hem de işletmelere maddi ve manevi olarak ciddi zararlar verdiği bir gerçektir. Bunun için toplantı yöneticisi ve katılımcıları toplantının etkinlik ve verimliliğini artırmak için hassas davranmalıdır.
Toplantı Katılımcısının Yapması Gerekenler
Toplantı öncesinde gündemi ve varsa ilgili dokümanları okuyarak hazırlıklı gelmeli.
Gündemle ilgili görüşlerini unutmamak için not alarak toplantıya katılmalı.
Toplantıya zamanında gelmeli.
Gündeme odaklanmalı, konuşulanları dikkatle dinlemeli, gereksiz yere söze girip başkalarının sözünü kesmemeli.
Sadece konuşmuş olmak için konuşarak zaman kaybettirmemeli.
Kendisine düşen görevleri, toplantı tutanağını beklemeden bizzat not almalı.
Telefonla ilgilenme, bilgisayarla oyalanma veya gereksiz yere salonu terk etme gibi dikkat dağıtıcı davranışlardan kaçınmalı.
Aklına takılan konuları, toplantı bitmeden ilgililere sorup netleştirmeli.
Özetle, tüm katılımcılar toplantıdaki rollerine uygun şekilde hareket etmeli; toplantı başkanı, sekreteri ve katılımcılar bu rolleri eksiksiz yerine getirmelidir.
