İnsanın huzurlu bir yaşam sürdürebilmesi için, yaratılışına uygun olanın uçlarda dolaşmak yerine sade ve dengeli bir hayat yaşamak olduğunu hepimiz biliriz. Bu durum, işletme yönetimi için de geçerlidir.
İşletmenin yapısı ve ölçeği dikkate alınarak yönetimde sadeleşmeye gidilmesi; gereksiz uygulamaların kaldırılması, bürokrasinin azaltılması ve hiyerarşik yapının daha sağlıklı işleyecek şekilde düzenlenmesi verimliliği ve motivasyonu artıracaktır.
Sade yönetim anlayışı işletmelerde bir yönetim modeli olarak sürekli uygulanabilirse, süreçler hızlanacak, çalışanların ve sermaye sahiplerinin motivasyonu artacak, en önemlisi ise karar alma mekanizmaları daha etkin çalışacağı için işler daha kısa sürede sonuçlandırılabilecektir.
Sadeleşecek Alanlar Belirlenmeli
Her işletmenin sadeleşmeye ihtiyaç duyduğu alanlar farklıdır. Bu nedenle öncelikle hangi bölüm veya süreçlerde sadeleşme ihtiyacı olduğu tespit edilmeli, ardından bu alanlarda iyileştirme çalışmaları yapılmalıdır.
Örneğin muhasebe, finans ve üretim süreçleri oldukça yalın çalışan bir işletmede; satış, satın alma veya genel yönetim süreçleri gereğinden fazla karmaşık hale gelmiş olabilir. Bu tür alanlarda karar mekanizmalarındaki gereksiz aşamalar ve fazla sayıda onay noktaları gözden geçirilerek daha yalın bir yapı oluşturulabilir.
Geçtiğimiz haftalarda bilgi işlem alanında çalışan bir arkadaşımın ofisini ve çalışma masasını dikkatle inceleme fırsatı bulmuştum. Kendisiyle, "Bu kadar karmaşık bir çalışma ortamında verimli çalışmak ne kadar mümkün?" diye yarı ciddi, yarı şaka bir sohbet gerçekleştirmiştik. Çalışma alanına gerekli gereksiz birçok eşya doldurulduğunda, o ortamın çalışanı zihinsel olarak da yorması kaçınılmazdır. Fiziksel karmaşa çoğu zaman iş süreçlerine ve düşünce sistemine de yansımaktadır.
Planlı Bir Çalışma Yapılmalı
Yöneticiler, çalışanlar ve işletme sahipleri çoğu zaman mevcut düzeni sorgulamadan sürdürmektedir. Çalışma ortamları, masalar, raporlama sistemleri, pazarlama ve satış yöntemleri yıllar boyunca aynı şekilde devam etmekte; değişim ve sadeleşme için gerekli zaman ayrılmamaktadır.
Oysa sadeleşme ihtiyacı duyulan alanlar belirlenmeli, bu konuda çalışma yapacak ekipler oluşturulmalı ve süreçleri kolaylaştıracak, işleri hızlandıracak projeler hayata geçirilmelidir. Bu çalışmalar bir defaya mahsus değil, belirli aralıklarla tekrar edilmeli ve işletmenin yönetim kültürünün bir parçası haline getirilmelidir.
Yönetimde sadeleşmenin ilk şartı ise; yöneticilerin zihinlerinde sadeleşmeyi başarmalarıdır. Bulduğu her şeyi depolayan, her evrakı saklayan ve her uygulamayı sistemine ekleyen bir yöneticinin sade ve verimli bir çalışma ortamı oluşturması oldukça zordur.
Ayrıca teknolojinin yeterince kullanılmadığı alanlar tespit edilmeli, uygun teknolojik çözümler devreye alınmalı ve iş süreçleri daha kolay, daha hızlı, güvenilir ve daha verimli yöntemlerle yürütülmelidir.
Sadeleşmek bir şeyleri ortadan kaldırmaktan ziyade; işletmenin değer üretmeyen yüklerinden kurtularak asıl önemli işlere odaklanabilmesini sağlamaktır.
