Yönetici Neleri Delege Etmemeli

İşletmelerde yöneticiler hangi kademede olursa olsun çeşitli görev ve sorumlulukları bulunmaktadır. Yöneticinin ve kurumun başarıyı yakalaması ve sürekli hale getirebilmesi için üzerlerindeki görevleri belirledikleri, işin uzmanı kişilere devretmeleri gerekmektedir.

Bunun için iyi bir yönetici ekibini analiz etmeli ve üzerindeki bazı görevleri bu analiz sonrasında ekip üyelerine dağıtıp, işleyişi takip etmelidir. Burada vurgulamak istediğim konu; ne olursa olsun yöneticiler üzerlerindeki bazı görevleri başkalarına devretmemelerinin gerektiğidir. Birçok görevi uhdesinde tutup yürütmeye çalışan yöneticilerde zamanla aksamalar ve çeşitli yönetim zaafiyetleri yaşanmaktadır.

Yöneticilerin, sorumluluklarını asla devredemeyecekleri hepimizin çok iyi bildiği bir konudur. Yönetici yetkilerinin bir kısmını ekibine devretse de; sorumluluktan kurtulamaz. Devrettiği tüm görev ve yetkilerini etkin bir sistem kurarak takip etmeli, denetlemelidir. Zira, aksaklık ve eksiklikten kendisi de sorumlu olacaktır.

Bir Muhasebe Müdürünü düşünelim. Kendisi ve 5 kişilik ekibi arasında iyi bir görev paylaşımı yaparak bölümünü yönetirse; işletmenin muhasebesel açıdan içi ve dış denetime hazır hale getirilmesinde başarılı sonuçlar alacaktır. Aksine, muhasebe alanındaki onlarca görevi ekip arkadaşları varken kendisi bizzat yürütmeye çalışırsa; ekip motivasyonu ve performansı düşecektir. Bu durumda, işletme de muhasebe açısından eksiklikler yaşayacak, bazı yükümlülüklerini yerine getirmede sıkıntılar yaşayabilecektir. Ama Muhasebe Müdürü olarak ekibine devredemeyeceği görevler de mutlaka olacaktır.

Net Bir Şekilde Görev Devri Yapılmalı

Görevi devralan kişinin başarıyla yerine getirebilmesi için gerekli tüm yetki, bilgi ve kaynaklar sağlanmalıdır. Aksi halde, yetersiz yetkilendirme ve destek eksikliği, süreçte aksamalara ve işletmede verimsizliklere yol açacaktır. Bazen sırf bu nedenle işletmelerde ciddi olumsuzluklar ve kaos yaşanabilmektedir.

Yetki işin ehline açık ve net şekilde devredilmeli, görev tanımları belirsizlik içermemelidir. Görevi devralan kişiye tüm imkanlar da devredilmelidir. Devir işlemi yazılı olmalı ve yetkinin sınırları açık bir şekilde belirlenmelidir. Örneğin, Muhasebe Müdürü işletmenin cari hesaplarının takibi görevini ekibinden kime verdiğini net olarak görev tanımına yazmalı ve tüm organizasyon da bunu bilmelidir. Yaşanabilecek mutabakatsızlıklarda ilk sorumlu görevi devralan olsa da, devreden de onun kadar sorumludur.

Yöneticinin Asla Devretmemesi Gereken Görevler

Yöneticiler, işletmelerin sağlıklı bir şekilde işlemesi için birçok operasyonel görev ve yetkiyi devredebilirler. Ancak bazı kritik görev ve yetkiler, işletmenin sürdürülebilirliği, hukuki sorumlulukları ve stratejik yönetimi açısından devredilemez.

Stratejik, mali ve hukuki konular ile işletmenin temsiline yönelik görevler bizzat yöneticinin sorumluluğundadır. Devredilemeyecek bazı kritik görevler:

Strateji Belirleme: Şirketin uzun vadeli hedefleri, yatırım kararları ve büyüme planları yöneticinin bizzat kontrolünde olmalıdır.

Hukuki ve Mali Konular: Vergi yükümlülükleri, sigorta işlemleri, mali tablolar ve finansal şeffaflık yöneticinin sorumluluğundadır. Bunlar başkasına yaptırılsa da görev yöneticinindir.

Kritik Pozisyonlara İstihdam: Üst düzey yöneticilerin işe alımı, işten çıkarılması ve performans değerlendirmeleri yöneticinin bizzat karar vermesi gereken konulardır.

Kriz Süreçlerin Yönetimi: Şirketin kriz, aksaklık süreçlerde nasıl hareket edeceği yöneticinin kararına bağlıdır.

Şirket Kültürü Oluşturma: Şirketin duruşu, marka bilinirliğinin artırılması yöneticinin kontrolünde olmalıdır.

Şirketi Temsil: Bu yetki bazı durumlarda devredilebilir, ancak genel itibariyle yöneticinin sorumluluğundadır.

Bir tekstil işletmesini düşünelim. Koleksiyon oluşturma çalışmalarında ekip halinde çalışılsa da; tasarımın yönünün belirlenmesi, kreasyonlara yön verilmesi, marka değerine göre hareket edilmesi yöneticinin devredemeyeceği bir konu olmalıdır.

Özetle; bir yönetici, operasyonel görevleri ve günlük iş akışını ekibine devredip, bu alanları kontrol etmelidir. Stratejik, mali, hukuki ve temsil yetkilerini kesinlikle devretmemelidir. Yetki devri yapılırken, sürecin net, yazılı ve takip edilebilir olması gerekir. Aksi halde, yanlış yetkilendirme hem yönetim zaafiyetine hem de iş kayıplarına yol açabilir.