İşletmelerde Dosyalama Sistemi

İleride ihtiyaç duyacağımız bilgi ve belgeleri en kısa sürede ulaşacak şekilde oluşturduğumuz bir dosyalama düzeni kurmak her işletme için, hatta birçok birey için de bir zorunluluktur. Bu sistemi aynı zamanda elektronik ortamdaki bilgi ve belgeler içinde oluşturmak gerekmektedir.

Dosyalama iş hayatı dışında bireylerin hayatını kolaylaştırması açısından da bir ihtiyaç olarak karşımıza çıkmaktadır. Daha sonra gerekli olacak bilgi ve belgelere özel hayatımızda da ulaşamadığımız, ihtiyacımız olan bir belgeyi saatlerce evimizde aradığımız olmuştur.

Dosyalamada kritik konu; neleri dosyalayıp, nelerin saklanmaması, atılması gerektiğine karar verme konusudur. Belirli bir süre içerisinde tekrar kullanma ihtimalimiz olan bilgi ve belgeleri saklamalı ve bu süre sonunda da imha kararı alıp, imha eden sistemimiz olmalıdır.

İş hayatında dosyalama sistemi çalışma masalarında başlar. Evrakları biriktirmeden her gün birkaç dakikamızı dosyalamaya ayırmalı ve bunu sürekli yapmalıyız. Masalarımızda evrak sepeti uygulaması sistem için ilk adım olarak kullanılabilir.

İşletmeye dışarıdan gelen veya şirket faaliyetleri sonucu oluşan bilgi ve belgelerin birbirleri ile ilgilerine göre dosyalanması esastır. Muhasebe, Üretim, Satış, Satınalma, Personel, Arge evrakları birbirinden ayrı dosyalanır ve bu bilgilere erişim kolaylığı sağlanmış olur.

Aradığınız bilgi ve belgeleri bulamıyor, tuttuğun toplantı notlarını aramak zorunda kalıyorsan, sözleşmeleri bulmakta sıkıntı yaşıyorsan, vekaletnamenin son halini bulamıyorsa, çalışma masanın dağınıklığından şikayetçi isen dosyalama sisteminde sıkıntı var demektir. Aradığınız bilgi ve belgeyi dosyalama sisteminde veya bilgisayarda az önce koymuş gibi bulabiliyorsanız dosyalama konusunda her şey yolunda demektir.

Size veya çalıştığınız bölüme gelen evrakları, e postaları, iletileri işinizle ilgili ise inceledikten sonra dosyalama sisteminize dahil edin, işle ilgili değilse hemen imha edin veya silin. İşinize yaramayan bilgi ve belgeleri manuel olarak veya dijital ortamlarda saklamamalısınız.

Kağıt çıktısı olarak gelen, ıslak imzalı bir kısım evrakları da mutlaka dijital tarayıcılarla taradıktan sonra tekrar kullanmak üzere dijital ortamdaki dosyalama sisteminize de dahil ederseniz, ulaşmanız daha kolay olacaktır.

Dosyalama için işletme içerisinde ayrı alan oluşturulabilirken, bölümler kendi içerisinde de dolaplarda veya belirlenmiş alanlarda dosyalama yapabilirler. Önemli olan dosyalama fihristinden ilgili evrakın hangi dosyalama alanında veya dijital ortamda dosyalandığının net anlaşılmasıdır.

İyi Bir Dosyalamanın Faydaları

• İhtiyaç duyulan bilgi ve belgeye kolayca ve hızlıca erişim sağlar.
• Sistemli bir dosyalama çalışma masalarını ve bilgisayarları düzene koyar.
• Bilgi ve belgelerin güvenli saklanmasını sağlar.
• Gereksiz evrak ve bilgileri temizlemeyi sağlar.
• Çalışma verimini artırır.
• Dijitale dönüştürülen dosyalama sistemi hem maliyetleri azaltır, hem de çevre dostudur.

Nasıl Olmalı

• Her personel kendisine gelen veya ürettiği bilgi ve belgelerden dosyalanacak olanları belirlemeli ve bölümündeki klasöre koymalı veya tarayıp elektronik ortamda saklamalıdır.
• Genel dosyalama sisteminde bölümleri tanımlamak, konuları ayrıştırmak için klasörlerin renkleri de farklı olursa evraka ulaşmak daha pratik olacaktır. Mavi klasör görünce satış bölümüne ait olduğunu renginden hemen anlarız.
• Elektronik dosyalamada dosya isimleri son derece önemli. Serverda veya bilgisayarlarda dosyaların son halleri tutulmalı, taslaklar silinerek dosyalama yapılmalıdır.
• İlgili her personel dosyalama sistemini bilip, ona göre hareket etmeli ve karışıklık önlenmelidir.
• Dosyalama sistemi sürekli güncellenmeli ve gereksiz bilgi ve belgeler listelenip onay alınmalı ve yetkili kişiler tarafından silinmeli veya imha edilmelidir.

Elektronik ortamdaki dosyalar ile şirket içerisinde veya arşivdeki dosyalara ilgisiz kişilerin kolayca ulaşamaması için yetkilendirme ve şifreleme sistemi geliştirilmelidir. Bunun için işletmemizin büyüklüğüne ve evrak yüküne göre dijital arşivleme programları ve yazılımlar da kullanabiliriz.

Bölümümüzde çalışan ve bizimle aynı işleri yürüten kişi kurduğumuz dosyalama sistemindeki bir bilgi ve belgeye 1 dakika içerisinde, ilgili olmayan bir kişi de en geç 5 dakika içerisinde ulaşabiliyorsa dosyalama sistemimizin doğruluğundan emin olabiliriz.