Bazı işletmelerde yıl sonu değerlendirme süreci denildiğinde akla yalnızca muhasebe ve finans raporları gelmekte, çalışmalar bu alanlarla sınırlı kalmaktadır. Oysa kurumsallaşma düzeyi yüksek işletmelerde yıl sonu çalışmaları; finansal sonuçların yanı sıra süreç verimliliği, personel performansı ile yönetsel ve operasyonel risklerin ölçülüp raporlandığı çok boyutlu bir değerlendirme süreci olarak ele alınmaktadır. Kısacası firmanın bir yıllık artısı, eksisi masaya yatırılıp, gelecek yıla net hazırlıklar planlanmalıdır.
Örneğin 20 şubeli bir kafe zincirinde bu çalışmaların yalnızca merkez bazında veya genel rakamlar üzerinden yapılması, gelecek yılın sağlıklı şekilde planlanması için yeterli değildir. Değerlendirmelerin; merkez ve şube bazında, hatta mümkünse personel ölçeğinde yapılması gerekir. Mevcut durumun doğru şekilde resmedilmesi, detaylı analiz edilmesi ve elde edilen bulgular ışığında gelecek yılın planlanması, yeni yılın daha başarılı geçmesini sağlayacaktır.
İşletmenin ölçeği ister büyük, ister küçük olsun; yıl sonu çalışmalarının temelini yıllık bütçenin oluşturulması, yıl sonunda fiili gerçekleşmelerin raporlanması ve bu veriler doğrultusunda gelecek yıl bütçesinin hazırlanması oluşturur. Özetle her işletmenin bir yıllık bütçesi olmalı ve şirket kendisini bu bütçe doğrultusunda planlanan ve gerçekleşenler olarak tüm alanlarda çek etmelidir. Kısacası bütçe; şirketlerde gelişmeleri ölçmek, kontrol etmek ve sağlıklı kararlar almak için olmazsa olmaz bir yönetim aracıdır.
Yıl Sonu Çalışmaları Çerçevesinde Neler Yapılabilir?
1. Muhasebe ve Finans Analizleri
• Mevcut yıl bütçesi ile fiili gerçekleşmelerin karşılaştırılması ve sapmaların nedenlerinin analiz edilmesi.
• Detaylı kârlılık analizleri yapılarak ürün/hizmet, müşteri, ülke, bölge ve kategori bazında değerlendirmeler yapılması.
• Yıl içinde yaşanan nakit akışı sorunlarının analiz edilmesi ve gelecek yıla yönelik önleyici tedbirlerin belirlenmesi.
• Borç-alacak dengesinde yıl sonunda gelinen noktanın değerlendirilmesi.
• Elde kalan stokların analiz edilerek indirimli satış vb. yöntemlerle eritilmesine yönelik planların yapılması.
• Üretimde yaşanan hataların ve bu hataların yol açtığı kayıpların mali boyutunun ortaya konması.
2. Satış ve Pazarlama Değerlendirmeleri
• Yıllık satış hedefleri ile gerçekleşmelerin; satıcı, ürün, ülke ve bölge bazında analiz edilmesi.
• Pazarlama ve satış giderlerinin etkinliğinin değerlendirilmesi.
• Fuarlar, kampanyalar ve indirim uygulamalarının analiz edilerek varsa sistemsel eksikliklerin giderilmesi.
• Ürün iade oranları ile iade nedenlerinin tespit edilmesi.
• Ciro ve kârlılık kıyaslamalarının detaylı şekilde yapılması.
3. Üretim ve Hizmet Sunum Süreçlerinin Analizi
• Planlanan ve gerçekleşen kapasite kullanım oranları ile fire oranlarının karşılaştırılması.
• Planlanan üretim maliyetleri ile fiili maliyetler arasındaki farkların analiz edilmesi.
4. İnsan Kaynakları Yönetimi
• Personel devir oranının hesaplanması ve sirkülasyon nedenlerinin belirlenmesi.
• Personel bazlı performans değerlendirmelerinin yapılması ve gerekli aksiyon planlarının oluşturulması.
• Çalışanlara yönelik eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesi.
5. Süreç ve Kontrol Çalışmaları
• Bölüm bazlı tüm iş süreçlerinin yıl sonunda analiz edilerek aksayan noktaların raporlanması.
• Riskli alanların tespit edilmesi ve bu alanlara yönelik önleyici tedbirlerin belirlenmesi.
Tüm bu analizler sonucunda; satış, kârlılık, fire oranları, iade miktarları, yatırım planları ve benzeri kritik alanlarda yeni yıl için net ve ölçülebilir hedefler belirlenmelidir.
Örneğin; mevcut mağazaların durumu ve kârlılık oranları, sektörün gidişatı ve ülke ekonomisi değerlendirilerek yeni yılda açılması planlanan şubeler belirlenecek, ihtiyaç duyulan malzeme ve insan kaynağına yönelik hazırlıklar ise yıl sonu raporlarının sonuçlarına göre planlanacaktır.
Kurumsallaşma düzeyi yüksek işletmeler, yıl sonuna yaklaşırken muhasebe, finans, üretim/hizmet, satış ve pazarlama alanlarında mevcut yılı değerlendirip gelecek yılı planlamaya yönelik sistemli çalışmalar yürütürken; bazı işletmeler bu süreci ya hiç yapmamakta ya da gereken önemi vermemektedir.
Oysa yıl sonu çalışmaları; ölçerek yönetmeyi mümkün kılar, kontrol mekanizmalarını güçlendirir, personel performansını artırır ve kârlılığın sürdürülebilir hale gelmesini sağlar. Bu kapsamda, şirketin tüm fonksiyonlarını kapsayan yıllık hedefler belirlenmeli; bu hedeflerin gerçekleşme düzeyleri yıl boyunca düzenli olarak izlenerek yıl sonu ana hedeflerine ulaşılması sağlanmalıdır.
