Yapmak
istediklerimizi hayata geçirmek ve hedeflerimize ulaşabilmek için; yapılacak
işleri yazılı hale getirmek, sorumluları net olarak belirlemek, başlangıç ve
bitiş sürelerini açıkça tanımlamak ve gerekli kaynakları işe başlamadan önce
planlamak büyük önem taşır. Bu disiplin, işlerin unutulmamasını, daha etkin ve
verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlar.
Basit
işlerin dahi planlı faaliyetlere dönüştürülememesi; çoğu zaman işin
karmaşıklığından değil, süreç disiplininin eksikliğinden kaynaklanır. Örneğin;
işletmenize ait beş ayrı perakende mağazasında rutin denetimler yapıldığını
düşünelim. Bu denetimler sonucunda elde edilen bulguların, belirli bir süre
içerisinde, eksiksiz şekilde takip edilmesi ve sonuçlandırılması gerekir.
Ancak
bu sürecin planlanmaması ve sistematik bir şekilde yönetilmemesi durumunda;
denetim faaliyetinin sağladığı fayda büyük ölçüde ortadan kalkar. Bulguların
takibi aksar, sorumluluklar netleşmez ve yapılan işin çıktısı kontrol edilemez
hale gelir.
Bunun
sonucu; işin kalitesi düşer, gereğinden fazla kaynak harcanır, sürece dahil
olan kişiler arasında kargaşa ve koordinasyon problemleri oluşur ve işlerin
tamamlanma süresi gereksiz yere uzar. Oysa aynı faaliyet; net bir planlama,
doğru sorumluluk dağılımı ve etkin bir takip mekanizması ile çok daha kısa
sürede, daha düşük maliyetle ve istenen kalite seviyesinde tamamlanabilir.
Yapılacak
İşler Yazılı Hale Getirilmeli
Elbette
faaliyetler sözlü olarak da planlanıp yürütülebilir ve tamamlanabilir. Ancak özellikle
toplantılarda alınan kararların mutlaka yazılı hale getirilmesi gerekmektedir.
Bu kararların; toplantı tutanakları, görev verilen kişilerin ajandaları veya
dijital takip sistemleri üzerinden kayıt altına alınması, sürecin sağlıklı
ilerlemesi açısından kritik öneme sahiptir.
Sözlü
olarak yürütülen takipler; unutmalara, işlerin eksik veya hatalı tamamlanmasına
ve aynı işin birden fazla kez yapılmasına neden olabilmektedir. Bu durum hem
zaman kaybına hem de verimlilik düşüşüne yol açmaktadır. Bu nedenle, her türlü
iş ve kararın yazılı sistemler üzerinden takip edilmesi, işletmelerde
disiplinli ve sürdürülebilir bir yönetim anlayışının temelini oluşturur.
Sorumlular
Net Olarak Belirlenmeli
Faaliyetin
net olarak tanımlanması tek başına yeterli değildir. Bu faaliyeti
gerçekleştirecek kişi veya kişilerin açık şekilde belirlenmesi ve ilgili tüm
taraflarla net bir biçimde paylaşılması gerekmektedir. Aksi takdirde sorumluluk
belirsizliği oluşur, işler sahiplenilmez ve süreçlerin sağlıklı ilerlemesi
riske girer. Kimin yapacağını ortaya koymak kargaşayı ortadan kaldırır.
Yürütülecek
Faaliyetlerin Başlangıç ve Bitiş Süreleri Belirlenmeli
İşin
tanımlanması, yazılı hale getirilmesi ve kimin tarafından yapılacağının
belirlenmesi tek başına yeterli değildir. İlgili faaliyetin başlama ve bitiş
sürelerinin de aksiyon planı içerisinde net olarak yer alması gerekmektedir. Bu
unsurların eksikliği halinde işler gereksiz şekilde uzar, öncelikler kaybolur
ve hedeflerden sapma kaçınılmaz hale gelir.
Örneğin;
sektörel bir fuara katılacak bir firmanın hazırlık sürecine ne zaman
başlayacağı ve ne zaman tamamlayacağı net olarak belirlenmezse, yapılan
çalışmaların planlı ve verimli ilerlemesi mümkün olmayacak ve bu durumda, fuar
sürecinin başarılı ve etkili bir şekilde yönetilmesi de büyük ölçüde riske
girecektir.
İşin
Tamamlanması İçin Gerekli Kaynakların Ayrılması
Her
zaman yapılacak işle ilgili tüm sürecin doğru planlanması tek başına yeterli
değildir. Planlama kapsamında zaman, sorumlular, başlama ve bitiş tarihleri
belirlenmiş olsa dahi; bu işi gerçekleştirecek kaynakların (insan, bütçe,
ekipman vb.) doğru şekilde planlanmaması, sürecin aksamasına ve hatta
tamamlanamamasına neden olacaktır.
Örneğin;
fabrikanın yangın tesisatının baştan sona yenilenmesi için tüm takvim ve sorumluluklar
net olarak belirlenmiş olsa bile, gerekli finansmanın ayrılmaması, uygun teknik
ekibin organize edilmemesi veya malzeme tedarikinin planlanmaması durumunda, bu
çalışmanın sağlıklı bir şekilde ilerlemesi ve zamanında tamamlanması mümkün
olmayacaktır.
Bu
nedenle etkin bir aksiyon planı; sadece “ne yapılacak, kim yapacak ve ne zaman
yapılacak” sorularına değil, aynı zamanda “hangi kaynaklarla yapılacak”
sorusuna da net cevap vermelidir.
Sürecin
Takip Edilmesi
Tüm
sürecin doğru kurgulandığını varsaysak dahi, bu süreci etkin şekilde yönetecek
bir “orkestra şefi”ne ihtiyaç vardır. Planların hayata geçmesi; ancak güçlü bir
koordinasyon, düzenli takip ve doğru yönlendirme ile mümkündür.
Gerekli
koordinasyonun sağlanmadığı aksiyon planlarında; işler birbirinden kopuk
ilerler, öncelikler karışır ve süreçler kontrolsüz hale gelir. Bu da planlanan
verimin elde edilmesini zorlaştırır ve çoğu zaman hedeflere ulaşılmasını riske
atar.
Bu nedenle, her aksiyon planının merkezinde; süreci takip edecek, koordinasyonu sağlayacak ve gerektiğinde müdahale edebilecek bir sorumlu mutlaka yer almalıdır.
