Kuru kalabalık deyimini günlük hayatımızın birçok alanında sıkça duyarız. Kuru kalabalık insan topluluğu, kuru kalabalık taraftar, kuru kalabalık eşya… Bu ifadeler, bir araya gelmiş ama anlamlı bir katkı sağlamayan, yalnızca kalabalık yapan, varmış gibi görünüp gerçekte verimli olmayan varlıkları ifade etmek için kullanılır.
Halk arasında "kuru kalabalığa güvenip yola çıkmamak" şeklinde kullanılan bu deyim, aslında iş hayatında da önemli bir gerçeğe işaret eder. Çünkü işletmelerde de bazen aynı durum söz konusudur; bir ekibin içinde birçok kişi bulunur ama gerçek anlamda verim sağlayan, sorumluluk üstlenen kişi sayısı çok azdır.
Gerçek yönetim anlayışı, bir ekibin verimli mi yoksa kuru kalabalık mı olduğunu fark edebilmek ve bu durumu ortadan kaldıracak bir sistem kurabilmektir. Bunu ölçmek için günümüzde başta performans yönetimi olmak üzere çeşitli yönetim ve raporlama teknikleri kullanılmaktadır.
Bu durumu bir örnekle açıklayalım: Üretim hattında çalışan ekip, kalite kontrol sorumlusu, üretim müdürü ve inspektörün bulunduğu bir ortamda ürünler sürekli aynı kalite hatalarıyla üretiliyorsa, orada bir kuru kalabalık sorunu vardır. Çünkü herkes oradadır ama, kimse gerçekten işle yeterince ilgilenmiyor ve işin sonucuna sahip çıkmıyordur.
Neler Yapabiliriz?
1. Görevlerin Ayrıştırılması: Her çalışanın organizasyondaki yerinin, görev, yetki ve sorumluluklarının net bir biçimde tanımlanması gerekir. Bu tanımların yazılı olarak belirlenmesi ve çalışanla paylaşılması, hem belirsizlikleri ortadan kaldırır hem de performansı artırır. Görevlerin net olmadığı ortamlarda işler ortada kalır, sorumluluk üstlenilmez ve zamanında istenen kaliteye ulaşılamaz.
2. İş Yapış Şekillerinin Belirlenmesi: Görev tanımlarıyla ne yapılacağı belirlenirken, süreçlerin dokümante edilmesiyle nasıl yapılacağı tarif edilmelidir. Böylece her çalışan, işin hangi adımlarını, hangi sırayla ve hangi kalite kriterleriyle yerine getireceğini bilir. Bu da "iş yapıyor gibi görünen ama aslında üretken olmayan" davranışların önüne geçer. Özellikle deneyimi az olan çalışanların, işin akışını bilmedikleri için amaçsızca zaman geçirmelerinin önüne geçilmiş olur.
3. Performansın Takip Edilmesi: Performansın düzenli olarak izlendiği, geribildirimlerin verildiği ve gelişim planlarının uygulandığı işletmelerde verimlilik doğal olarak artar. Böylece kuru kalabalık görünümündeki çalışanlar ya gelişir ya da sistem dışına çıkar. Çalışma alanlarının kamera ile kontrol edilmesi, araç takip sistemleri, üretilen ürün ve hizmetlerin düzenli raporlanıp ilgili çalışanlarla paylaşılması, özendirici prim sistemlerinin kurulması ekip için verimliliğin artırılmasına katkı sunacaktır.
4. Denetleme: Yapılan işlerin sistemli şekilde kontrol edilmesi, eksiklerin tespit edilip hızla giderilmesi ekip verimliliğini doğrudan etkiler. Denetim yalnızca hata bulmak için değil, aynı zamanda iyileştirme ve öğrenme fırsatlarını yakalamak için de yapılmalıdır. Dolayısı ile firma sahibi veya atadığı yönetim kadrosu çalışanları verimlilik açısından sürekli takip etmelidir.
5. Yeni Bir Ekip Kurmak: Tüm çabalara rağmen bazı çalışanlar hâlâ beklenen performansı göstermiyorsa, işletme verimliliğini koruyabilmek adına bu kişilerle yolların ayrılması gerekebilir. Yeni, motive ve hedef odaklı bir ekip kurmak; işletmeye taze bir enerji kazandırır ve uzun vadede başarıyı kalıcı hale getirir. Olmayınca ısrar etmeye gerek yok, değişikliğe gitmek işletmeye zarar vermez, tam tersi yenilik fayda getirecektir.
Bir işletmede çalışan sayısının fazla olması, her zaman güçlü bir ekip anlamına gelmez. Asıl önemli olan, herkesin rolünü bildiği, işine sahip çıktığı ve ortak hedefe katkı sunduğu bir yapının oluşturulmasıdır. Kuru kalabalıkları yönetmek değil, gerçek ekipleri inşa etmek, işletmeleri ileriye taşıyan en temel yönetim becerisidir.
