İş Yazılarımıza Gereken Önemi Veriyor Muyuz?

İş hayatında sözlü iletişimle olduğu kadar, yazılı iletişimle de karşımızdaki kişiler üzerinde etki oluşturmaktayız. Sözel iletişimde ses tonu, beden dili vb. ne kadar önemli ise, yazılı iletişimde de bazı kurallara uygun yazmak son derece önemlidir. Hatta çok iyi hazırlık yapılan, üzerinde düşünülerek yazılan bazı yazılar sözel iletişimden daha etkili olabilmektedir.

İş hayatında çeşitli içeriklerde yazışmalar gerçekleştirilmektedir. Ürün, hizmet, satış, eksiklik, kalite problemi, talep, iade, şikayet, öneri, performans, bilgi alma ve verme vb. gibi alanlardaki yazılar gibi.

Bu tür yazılar; açık, kısa, net, anlaşılabilir olmalı, basit bir dil kullanılmalı, devrik cümlelerden uzak durulmalı, yazının formatı okuyucuyu yormamalı, içerikten uzaklaştırmamalıdır. Yazıda imalı, ağdalı, net olmayan ve karşı tarafı rahatsız edebilecek kelimelerden uzak durulmalıdır. İşletme içerisinde mutlaka bir yazı formatı, e posta formatı, Whatsapp ve SMS gönderileri ile ilgili de bir format belirlenmelidir. Format olarak gelişi güzel hazırlanan yazının içeriği düzgün olsa da okunması zorlaşmaktadır. Yönetmelik, talimat, prosedür vb. yazılar da okununca kolay anlaşılır içerik ve formatta hazırlanmalıdır.

Size beden dili uygun olmayan birisinin verdiği selamla birlikte kurduğunuz iletişim gibi, gerekli özen gösterilmeden hazırlanan yazılar da istenen etkiyi göstermeyecektir.

Yazıyı ilettiğimiz kişinin durumuna göre de teknik ifadeler ve edebi sözler yazının anlaşılmasını zorlaştıracaksa buna da dikkat edilmelidir. Ayrıca karşınızdaki kişiyi çok iyi tanımıyorsanız yazıda şaka ve esprilere yer vermemelisiniz.

Bazen işletme içerisinde yazılan bir yazıyı birçok kişi araya gelip anlamaya çalışıyor, adeta şifreleri çözülmeye çalışılıyor. Örneğin; yazının konusu, herkesi ilgilendiren, yaz dönemi mesai saatleri ile ilgili yapılan değişiklik. Bu yazıyı her okuyan bir anlam çıkarabiliyorsa, yazı net değilse bu yazı doğru kaleme alınmamıştır.

Web sitesi içerik yazıları, sosyal medya yazışmaları, katalog yazıları, satış mektupları, sözleşmeler vb. yazılar mutlaka Şirketteki en uzman kişiye yazdırılmalı ve bazıları ilgili bir ekiple de okunup son haline getirilmelidir. Binlerce, hatta milyonlarca kişinin ziyaret ettiği bu ortamları inceleyen kişiler; üretici bir firma olduğumuzu anlayamıyorsa yazılarımızı gözden geçirmeliyiz.

Günümüzde çok hızlı ve acele yazılan Whatsapp yazışmaları ve SMS'ler en çok kullanılan yazılı iletişim şekli haline geldi. Bütün bu yöntemlerde yanlış bir yazı göndermemek için çok hassas davranmalı ve yazının amacından uzaklaşmamasını sağlamalıyız.

Yazı yazmaya başlamadan önce düşünmeli, sonra yazı oluşturulmalı ve en az iki kere okuduktan sonra karşı tarafa göndermeliyiz. Öyle ki; gönderilen bir sms, Whatsapp iletisi veya e postanın geri alınıp düzeltilmesi mümkün olmamaktadır.

Sizden beş maddelik talebi olan yazıyı net olarak okumadığınız için dört talebe cevap verir, bir talebi görmediğinizden dolayı atlamış olabilirsiniz. Onun için size gelen yazıyı çok iyi okumalı ve cevap vermelisiniz.

Yazışma Standartlarımız Olmalı

Gerek özel ve gerekse de iş yazışmaları gerçekleştirirken mutlaka kurallarımız olmalı ve bu kuralların dışına çıkmamalıyız.

Gönderilen yazılarda muhatabımız karşımızdaymış gibi; mutlaka, nezaket kurallarına göre doğru şekilde hitaplar seçilmelidir. Bunun için;

• Yazının konusu, konu bölümüne anlaşılır ve kısa bir şekilde yazılmalı,
• Tanımadığımız kişilere yazı yazarken muhakkak; Bey/Hanım ile hitap edilmeli,
• Yazıştığımız kişinin bay/bayan olduğunu isminden anlayamıyorsak öğrenmeye çalışmalı (emin olun), öğrenemiyorsak yazıya "Merhabalar" diye başlamalı,
• Yazı "Teşekkürler, Selamlar, Saygılar, Saygılarımla" gibi ifadelerle bitirilmelidir.

Yazınızı e mail, sms, whatsapp iletisi vb. yollarla göndereceğiniz kişileri iyi seçmeli ve gereksiz kişilere yazı göndermemelisiniz. İşletmelerde en çok karşılaştığımız olumsuzluk; okunamayan e postalar, whatsapp iletileri, sms'ler vb. olarak karşımıza çıkıyor.

Şirket içi ve dışı yazışmalarda kelimeler bilerek yuvarlatılmamalı, mümkünse kısaltma (Slm, Tşk, Mrb, Svgler, SA vb. gibi) yöntemi uygulanmamalıdır.

Yazışmalarda temiz Türkçe kullanılmalı, ilgili konuda çok bilgiye sahip olduğumuzu vb. göstermek için yabancı kelimeler kullanarak yazının anlaşılırlığını azaltmamalıyız.

Yabancı dilde yazılan yazılarda da çeviri son derece önemli. Mutlaka yazıyı yazanın dışında bağlayıcı yazıları bir başkasına da okutmalıyız.

Yazışmalarda kullandığınız kelimelerin yazılışlarına dikkat etmeli, tereddüt ettiğimiz kelimelerin sözlük veya arama motorlarından yazılışlarına bakılmalıdır. İyade (iade) ürün, Eyer (eğer), öyleden (öğleden) sonra gelecekse, senin lafın üzre, gösterdiğin ürünü beyendim (beğendim).

Sayfa şekli düzgün olmalı, sayfanın görselliğine önem verilmelidir. Yazıyı okutmaya yarayacak, kalın (bold), italik ve altı çizili yazılar eklenebilir. Konu uygunsa yazı madde madde yazılmalıdır. Satır başı, paragraflar arasında boşluk bırakmalıyız. Yazının içerisinde vurgu anlamında büyük harflerle yazılan kelimeler olsa da; tamamen büyük harflerle yazılan yazılar, kızgınlık, bağırma anlamına gelmektedir.

Fazla veri göndermek yerine doğru kişiye, doğru verileri gönderdiğimizden emin olmalıyız. Aynı raporu herkese göndermek yerine; ilgili bölümlerini ilgili kişilere gönderirsek yazının okunması ve gereğinin yapılması daha etkili olacaktır.

Yaşanan bir olayla ilgili sakinleşmeden yazı yazılmamalı veya konudan anlayan bir kişiye yazdığınızı okutup ondan sonra karşı tarafa göndermelisiniz. Yazıda yanlış anlaşılmaya mahal vermemelisiniz. İş işten geçtikten sonra bazı yanlış anlaşılmaların önüne geçmek mümkün olamayabiliyor.

Sonuç olarak; iş hayatının hangi aşamasında olursak olalım, ihtiyaç varsa yazılı iletişim konusunda eğitim almamız bizi çok farklı bir yere taşıyacaktır. Hazırladığımız; rapor, tutanak, sunum, mektup, dilekçe, talimat vb. daha bir anlam kazanacak, etkili olacaktır.