Düzeltici ve Önleyici Faaliyetleri Planlamak

İşletmelerde yürütülen faaliyetler sırasında çeşitli hata ve uygunsuzlukların ortaya çıkması kaçınılmazdır. Yönetimin görevi, bu uygunsuzlukları belirlemek, nedenlerini ortadan kaldırmak ve tekrarlanmamalarını önlemek için gerekli faaliyetleri yürütmektir.

İşletmede düzeltici ve önleyici faaliyetleri belirlemek, planlamak, uygulamak, yürütmek ve kontrol etmek, hataya yol açan konuların ortadan kaldırılması ve tekrarlamaması için tedbirler alma konusunda sistem kurmak ve sorumluları belirlemek yönetimlerin en önemli görevlerindendir.

Bir problem olduktan sonra yaptığımız işlemler düzeltici faaliyet, hata meydana gelmeden önce gerekli faaliyetleri planlayıp yürütme işlemleri de önleyici faaliyet olarak karşımıza çıkmaktadır.

Düzeltici faaliyetler;

• bir iş veya sürecin uygulaması sırasında,
• gerçekleştirilen toplantılarda yapılan istişarelerde,
• iç ve dış denetim sırasında,
• müşteri şikayet ve önerilerinde,
• ürün ve hizmetlerde görülen uygunsuzluklarda,
• yönetici veya personellerden gelen şikayet, öneri ve taleplerden,
• çalışan ve müşteri anketlerinden

ortaya çıkabilmektedir.

Dolayısı ile yöneticiler, bu alanlardaki çalışmaları eksiksiz takip etmeli, sonuçlarını değerlendirmelidir.

Düzeltici faaliyete konu olan süreç, kişi veya bölümü belirlendikten sonra konuyu ilgili personellerle masaya yatırıp ve düzeltici veya önleyici faaliyet başlatılır. Başlatılan bu faaliyetle ilgili alınan kararlar, bitirilme süresi, yürütücüleri ve tamamlanma tarihi belirlenir. Tüm bu süreci yönetim adına görevlendiren bir personel takip edip, sonuçlandırmalıdır.

Tespit edilen uygunsuzluklar, hatalı alanlarla ilgili düzeltici faaliyetleri planlanmalı, uygulamaya konmalı, uygulamada takip edilip, varsa eksiklik ve aksaklıklar yeniden planlanıp uygulamaya konmalıdır. Bu iyileştirme çalışması sürekli devam ettirilmelidir.

Örneğin; personel sirkülasyonunun çok fazla olduğu raporlarla ortaya konmuştur. Sirkülasyonun düşürülmesi ile ilgili bir düzeltici ve önleyici faaliyet planlanır, gerekli istişareler gerçekleştirilir ve alınan kararlar uygulanır ve personel sirkülasyonunun performansı takip edilir. İstenen düzeye düşmemesi durumunda da yeni planlamalar yapılır ve uygulamada tekrar kontrol edilir. Bu uygulama sürekli yapılması durumunda süreçler değerlendirilmiş, yönetim geliştirilmiş olur. Eleman sirkülasyonunun oluşmaması için gerekli faaliyetleri planlamak, yürütmek, tedbirleri önceden alarak yönetmek te önleyici faaliyet olarak yönetimin görevlerindendir.

İşletmede bir konu veya kişi sürekli konuşuluyorsa; mutlaka bu alanda düzeltici ve önleyici faaliyet planlanmalı ve iyileştirme yoluna gidilmelidir. Bu süreçleri ilgili personellerle yönetim masaya yatırıp, ertelemeden gözden geçirmelidir. Her hafta depo ve lojistik süreci konuşulmamalı, problem neyse analiz edilip, düzeltici veya önleyici bir faaliyet başlatılıp konuya çözüm bulunmalıdır.

Düzeltici ve önleyici faaliyetin konusuna göre alınan kararlar mutlaka yönetimin onayına sunulmalı ve ondan sonra uygulamaya konmalı. Düzeltici faaliyetin uygulanmasında; sürece dahil olanlarla birlikte çözümler belirlenmeli ve uygulamada takip edilmelidir.

Düzeltici faaliyetleri planlamak ve yürütmek sadece yönetim görevi değil; çalışanlar da, sistemin sürekli iyileştirilmesi sorumluluğunu görev kabul etmeli ve tespit ettiği bir uygunsuzluğu yönetime iletip, çözülmesi için sistemi harekete geçirmelidir.

Bu yönetim tam olarak uygulayabilen firmalar, problem biriktirmez, çözüm üretirler.