İşletmelerde günlük işleyişin sürdürülebilmesi için, ast-üst ilişkilerinde yöneticilerin çalışanlara iş yaptırma sürecinde "ikna etme" ve "talimat verme" yöntemleri sıklıkla kullanılır. Buradaki amaç, hangisinin daha doğru olduğunu tartışmak değil; her iki yaklaşımın da işletmenin menfaatleri doğrultusunda nasıl ve ne zaman kullanılacağını ortaya koymaktır.
Tüm insanlar talimat almaya negatif bakarken; bazı fıtratlar bu konuda daha hassas hareket etmektedir. Bir bölümdeki beş çalışana işleri ile ilgili verilen talimatlara bu beş kişinin hepsi aynı tepkiyi vermeyecektir.
İnsanoğlu kusursuz yaratılmadığı için, iş hayatında da yöneticiler zaman zaman çalışanları harekete geçirmek için bu iki yönteme başvurmak zorunda kalır. Ancak etkili bir yönetici, yalnızca emir vermekle yetinmez; duruma göre ikna etmeyi de bir yönetim aracı olarak kullanır. Hem işletme sahiplerinin hem de profesyonel yöneticilerin, nerede talimat, nerede ikna yöntemini kullanacaklarını iyi bilmeleri gerekir. Bu denge kurulamadığında çalışanlarda aidiyet duygusu, motivasyon ve disiplin sorunları ortaya çıkabilir.
İş süreçlerinin standart hale getirildiği, yani görevlerin, yetkilerin ve iş akışlarının net biçimde tanımlandığı kurumlarda, yöneticilerin sürekli talimat vermesine gerek kalmaz. Örneğin; saha satış personelinin görevleri, hedefleri ve uygulama biçimleri net biçimde belirlenmiş, gerekli eğitimler verilmişse, artık ne emir vermeye ne de ikna etmeye gerek kalır; sistem zaten kendi içinde işler.
Nasıl Bir Yol İzlenebilir?
Birçok yönetici, iş yaptırırken her iki yöntemi de kullanır. Burada önemli olan, hangi durumda hangi yöntemin daha uygun olacağına karar verebilmektir. Bazı yöneticiler beden dilleri ile de talimatlar verebilmektedir.
Acil Durumlarda: Üretim hattında kalite standardı tutturulamamışsa ve yeniden üretim gerekiyorsa, yöneticinin zaman kaybetmeden net talimatlar vermesi gerekir. Bu tür durumlarda, ikna çabasına girilmesi zaman kaybı yaratır ve üretim planını aksatır.
Yeni Durumlarda: Yeni bir sistem kurulması, görev tanımlarının oluşturulması veya talimatların hazırlanması gibi durumlarda, personelin eğitilmesi ve sürece ikna edilmesi daha doğru bir yaklaşımdır. Örneğin; satın alma sisteminde değişikliğe gidildiğinde, "Artık böyle çalışacaksın" demek yerine, "Daha verimli bir satın alma sistemi kurmak için yeni uygulamayı bu şekilde yürütmemiz gerekiyor" demek çalışanların sürece daha kolay adapte olmasını sağlar.
Deneyim Düzeyine Göre: İşe yeni başlayan çalışanlara talimat ve eğitim yöntemi daha etkilidir. Ancak tecrübeli personeller için ikna edici ve katılımcı bir yaklaşım tercih edilmelidir. Çünkü deneyimli çalışanlar, sürecin nedenini anlayarak dahil olduklarında daha yüksek sorumluluk bilinciyle hareket ederler.
Yönetimde denge esastır. Her durumda talimat vermek otoriter bir atmosfer oluştururken, her şeyi ikna yoluyla yürütmek de kararsızlık algısı oluşturabilir. Duruma uygun yöntemi seçebilen yöneticiler başarıyı yakalamaktadır. Başarılı yöneticiler; kriz anında kararlı, gelişim süreçlerinde ise ikna edici olmayı başarabilen kişilerdir. Çünkü yönetim, başkaları eliyle sonuç alma sanatı olduğuna göre; insanları yalnızca yönlendirmek yeterli olmayacak, aynı zamanda onları hedeflere inandırmakta gerekecektir.
