Şirketler, farklı amaçları gerçekleştirmek için toplantıları önemli bir iletişim aracı olarak kullanırlar. Gündem birden fazla kişiyi veya bölümü ilgilendiriyorsa konu toplantı masasına taşınır ve aynı anda geniş bir çalışan kitlesi sürece dahil edilir. Toplantılar; bilgi paylaşımı, karar alma, sorun çözme, eğitim, tanıtım, iletişim güçlendirme, süreç iyileştirme ve yenilik üretme gibi pek çok amaçla yapılır.
Eğer çözüm için ortak akıl gerekiyorsa, ekip aynı anda yönlendirilmek isteniyorsa veya grup halinde bir planlama yapılacaksa, iyi organize edilmiş toplantılar en etkili iletişim araçlarından biri hâline gelir.
Bu yazıda ele aldığımız toplantılar; sempozyum, kongre veya genel kurul gibi geniş katılımlı organizasyonlar değil, işletmelerin günlük işleyişi sırasında gerçekleştirdikleri rutin çalışma toplantılarıdır. Etkin şekilde planlanmış ve sonuç odaklı yürütülen toplantılar aynı zamanda çalışanlar arasında güçlü bağların oluşmasına da katkı sağlar.
Gündem Nasıl Belirlenmeli?
Üretim, satış, pazarlama, finans, insan kaynakları ve idari işler gibi tüm bölümler; kendi içlerinde veya diğer birimlerin de katılımıyla faaliyet değerlendirme ve süreç geliştirme toplantıları yaparlar. Bunun yanında uzman personelin yer aldığı ekiplerle süreç iyileştirme toplantıları veya ortak akıl toplantıları düzenlemek de oldukça yaygındır.
Etkili bir toplantının ilk şartı, katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelmesidir. Ancak toplantının verimli geçmesi için bunun yanında dikkat edilmesi gereken başka hususlar da vardır:
1. Toplantının Gündemi Amaca Uygun Olmalı: Toplantıda konuşulmaması gereken konular gündeme alınmamalıdır. İki kişi arasında çözülebilecek bir konuyu toplantıya taşımak hem zaman kaybına hem de toplantı verimliliğinin düşmesine neden olur.
Örneğin; Satış ekibinden bir personelin sürekli devamsızlık yapması, ilgili yönetici ile insan kaynakları arasında çözülebilecek bir konudur. Toplantının bütününe taşınması doğru değildir.
Ancak devamsızlık işletme genelinde yaygın bir soruna dönüşmüşse bu durum elbette gündeme alınabilir.
2. Gündem, Katılımcı Profiline Uygun Olmalı: Bu konuda katılımcıların uzmanlık alanı dikkate alınmalıdır. Örneğin; katılımcıların çoğunluğu pazarlama ve satış ekiplerinden oluşuyorsa, üretimdeki fire oranlarının teknik detaylarıyla tartışılması anlamlı olmayacaktır. Bu durum hem sıkıcılık yaratır hem de verimi düşürür.
3. Gündemlerin Ne Kadar Süre Konuşulacağı Belirlenmeli: Uzun analiz gerektiren bir konuyu, sadece bir saatlik bir toplantıda beş-altı gündem maddesiyle birlikte tartışmaya çalışmak hem yüzeysel kalır hem de gerçek çözüm üretilmesini engeller. Gündem maddeleri gerçekçi zaman dilimleriyle planlanmalı ve gerekiyorsa konu özel toplantılarla detaylandırılmalıdır.
Toplantılar Sadece Sorun Çözmek İçin Değildir
Toplantılar çoğu zaman sorun çözme alanı gibi görülse de, aslında işletmeler için yenilik üretme, fikir geliştirme, eğiterek farkındalık geliştirme, proje üretme ve ekip bağını güçlendirme ortamlarıdır. Bu nedenle toplantı gündemleri yalnızca sorun odaklı değil, faaliyet değerlendirme, süreç iyileştirme ve yönetim geliştirme odaklı da olmalıdır.
Örnek Olarak Haftalık Üretim Toplantısı Gündemleri Üzerinde Durabiliriz
Haftalık üretim toplantısını örnek olarak ele alalım. Toplantı her zaman şu sıralamayla ilerlemelidir:
1. Bir önceki toplantıdan kalan ve kapatılmamış gündem maddeleri gözden geçirilir.
• Gereği yapılmış konular kapatılır.
• Gereği yapılmamış konular için yeni tarih, yeni sorumlular veya yeni yöntemler belirlenir.
2. Günün gündem maddelerine geçilir. Bu toplantıda ele alınabilecek konular:
• Haftalık üretim raporlarının incelenmesi ve yeni planlamaların yapılması
• Hafta içinde üretimde yaşanan problemler
• Üretim verimliliğini artırmak için alınması gereken önlemler
• Kalite problemleri, müşteri şikayetleri ve kalite süreçlerinin geliştirilmesi
• Üretim, hammadde ve tedarik süreçlerinde yaşanan engeller
• Aksayan noktaların belirlenmesi ve çözüme yönelik somut önerilerin sunulması
• Üretim başarısı gösteren çalışanların takdir edilmesi
• Varsa teknolojik altyapının gözden geçirilmesi ve iyileştirme ihtiyaçları
• Yeni personel ihtiyacının belirlenmesi
• Gerekiyorsa diğer bölümlerden destek taleplerinin netleştirilmesi
Toplantı Yönetimi Neden Önemli?
Toplantı yönetimi, bir işletmenin yönetim yapısının işleyişini ortaya koyan en önemli göstergelerden biridir. İyi yönetilen bir toplantı;
• bölümlerin nabzını tutar,
• çalışanların bakış açısını ortaya koyar,
• süreçlerin aksayan yönlerini gösterir,
• kararlara katılımı artırır,
• işletmenin ortak akıl kültürünü güçlendirir.
Toplantılar doğru planlandığı ve gündemleri net olarak belirlendiğinde yalnızca iletişim değil, yönetim aracı haline gelir.
