İnsanlarda olduğu gibi kurumlarda da bir hafıza vardır. Bireyler zihinsel kapasitelerini güçlendirmek için spor yapar, dengeli beslenir, eğitim alır ve kendilerini sürekli geliştirirler. Kurumlar açısından bakıldığında ise bu sürecin karşılığı; bilgiyi kişilere bağımlı olmaktan çıkararak yazılı, sistematik ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşturmaktır. Kurumsal hafızanın güçlenmesi, işletmenin bugününü koruduğu gibi sürdürülebilirliğini de güvence altına alacaktır.
Süreçleri Yazılı Hale Getirmek
Hangi sektörde faaliyet gösterirse göstersin, her işletmede işleyişin temelini süreçler oluşturur. Bu süreçlerin ve süreçlerde görev alacak kişilerin görev tanımlarının yazılı hale getirilmesi, kurumsal hafızanın en önemli yapı taşlarından biridir. Kişilerin değişmesi durumunda işlerin aksamadan devam edebilmesi ancak bu sayede mümkün olur.
En basit örnekle bir çay ocağını ele alalım. Kaliteli bir çayın nasıl demleneceği, hangi sürede, hangi ölçülerle hazırlanacağı ve müşteriye nasıl sunulacağı yazılı olarak netleştirildiğinde; bu süreci uygulayan kişi kim olursa olsun sonuç değişmeyecektir. İlk demlemede de, yüzüncü demlemede de çayın tadı ve kalitesi aynı olacaktır. Personel değişse dahi, müşterinin alıştığı damak tadını yakalamak zorlaşmayacak; aksine standart korunacaktır. İşte bu standart, kurumsal hafızanın somut bir yansımasıdır.
Bu tür ortamlarda çalışanlar ile firma sahipleri aynı süreçlere ve kurallara sahip olacağı için yönetimde bütünlük daha kolay sağlanacaktır.
İşleri Kişilere Değil, Sisteme Bağlamak
Kurumsal hafızayı güçlendirmek isteyen işletmelerin, kişilere bağlı yönetim anlayışından sistem odaklı yönetime geçmesi kaçınılmazdır. Firma sahipleri, yöneticiler veya çalışanlar işleri yalnızca kendi bilgi, deneyim ve alışkanlıklarıyla yürüttüğünde; bilgi kişilerle birlikte taşınır, hatta kişilerle birlikte kaybolur. Bu durum kuruma değil, bireylere bağımlı bir yapı oluşturur ve sürdürülebilirliği ciddi biçimde zedeler.
Oysa süreçlerin sisteme bağlandığı işletmelerde bilgi kuruma aittir. Çalışanlar değişse bile iş yapış biçimi değişmez. Bilgi kalıcı olur, tekrar üretilebilir ve geliştirilebilir hale gelir.
Yazılımlar ile Kurumsal Hafızayı Desteklemek
Bilgisayar programları ve iş yazılımları, kurumsal hafızayı güçlendiren en etkili araçlardır. İşlerin kişilere değil sisteme bağlı yürütülmesini sağlar, hataları azaltır ve süreçleri hızlandırır.
Bir an için muhasebe programlarının hiç icat edilmediğini ve tüm muhasebe işlemlerinin hala defterler üzerinden yürütüldüğünü düşünelim. Mali verilerin düzenli şekilde saklanması, geçmişe dönük analizlerin yapılması ve doğru kararların alınması çok zorlaşacaktır. Günümüz yazılımları sayesinde ise, bilgiler yalnızca saklanmakla kalmaz; anlık olarak analiz edilebilir, karşılaştırılabilir ve stratejik kararlara zemin hazırlar.
Bu nedenle iş süreçlerinin yazılı hale getirilmesi ve uygun yazılımlarla desteklenmesi, işletmelerin kurumsal hafızasını ciddi anlamda güçlendirir.
Kurumsal hafızanın olmaması veya zayıf olması durumunda; işyerindeki hatalar tekrar edecek, personel ve yöneticinin değişiminde işler aksayabilir, personel değişince eski sorunlar tekrar eder, gereksiz maliyetler oluşur.
Anlatmaya çalıştığım konular, yapılar değişse de; iki üç çalışanı olan işletmeler ile aile şirketleri ve örneğin bir site yönetimi için de geçerlidir. Sadece büyük şirketler için düşünmemeliyiz.
Kurumsal hafızası güçlü olan işletmelerde işler keyfi değil, objektif kriterlere göre yürütülür. "Sana göre", "bana göre" anlayışı yerini standartlara, ölçülebilirliğe ve adalete bırakır. Bu da hem çalışanlar, hem yöneticiler, hem de müşteriler açısından güven duygusunu artırır. Güçlü kurumsal hafıza; istikrarın, sürdürülebilirliğin ve kurumsallaşmanın temelidir.
