İşletmeler, belirledikleri hedeflere ulaşmak için oluşturdukları organizasyon yapılarını etkin biçimde çalıştırmak zorundadır. Bu yapının verimli işlemesi ise iş birliği ve iş bölümü alanlarının net olarak tanımlanmasına ve bu alanlardaki işleyişin yazılı hale getirilmesine bağlıdır.
İşlerin kimler tarafından ve nasıl yürütüleceği açık şekilde belirlenmeli; tüm çalışanlar görev ve sorumluluklarını bilerek bu doğrultuda hareket etmelidir.
İş Bölümü
İş bölümü, bir işi tamamlamak veya belirlenen hedefe ulaşmak için görev alan kişi ve birimlerin sorumluluklarını paylaşarak gerçekleştirdikleri faaliyetler bütünüdür.
İyi tanımlanmış bir iş bölümü, hem verimliliği hem de iş kalitesini doğrudan artırır.
Bu yapının en önemli unsuru yöneticidir. Yapılacak işler açıkça tanımlanmış ve görev dağılımları net biçimde yapılmışsa, yöneticinin liderlik ve koordinasyon becerisi işleyişin etkinliğini belirler.
Örneğin, muhasebe bölümünde on kişinin çalıştığı bir işletmeyi ele alalım. Her çalışanın görev alanı belirlenmiş ve bu kişileri yönlendiren bölüm yöneticisi sorumluluklarını eksiksiz yerine getiriyorsa, o bölümde hata ve aksaklıkların yaşanma olasılığı oldukça düşüktür.
İş Birliği
İşletmelerde her bölüm kendi görev alanında çalışmalarını yürütür; ancak bazı konularda bölümler arası iş birliği kaçınılmazdır. Bazen beş-altı bölümün birlikte çalışarak sonuç aldığı süreçlerle karşılaşılır.
Başarıya ulaşmak için bu noktada etkili iletişim ve liderlik becerileri büyük önem taşır. Örneğin, muhasebe bölümü kendi içindeki iş bölümünü doğru kurgulamış olabilir; ancak satış, satın alma veya üretim gibi diğer bölümlerle yürütülen ortak çalışmalarda koordinasyon sağlanmazsa süreçler tıkanabilir. Bu nedenle iş birliği süreçleri de tıpkı iş bölümü kadar planlı ve kurallı olmalıdır.
Bölümler Arası İşleyişin Düzenlenmesi: Kaosun Önlenmesi
Organizasyonlarda ne yapılacağı kadar, nasıl yapılacağının da belirlenmesi gerekir. Görev tanımları yapılmış olsa bile süreçlerin nasıl işletileceği açıkça ortaya konmadığında verimlilik düşer.
Örneğin, "web sitesine fotoğraf yükleme" görevi kime ait olursa olsun, bunun hangi standartlara göre, hangi zaman aralığında ve hangi onay mekanizmasıyla yapılacağı net değilse, süreçte gecikmeler veya hatalar kaçınılmaz olacaktır.
Personelin işe başladıktan sonra iş bölümü alanlarını düzenleyen yazılı dokümanlara en kısa sürede hâkim olması, oryantasyon sürecini hızlandıracaktır.
İş birliği ve iş bölümü, işletmelerin sağlıklı şekilde çalışabilmesinin temel unsurlarıdır.
Görevlerin tanımlanması kadar, bu görevlerin birbirini nasıl tamamladığının da planlanması gerekir.
Zira iş bölümü alanlarının netleştirilmemesi işletmeler için ciddi bir problem olsa da, esas kaosun yaşandığı alanlar çoğu zaman iş birliği süreçleridir. Bu nedenle bu alanları net kurallarla belirleyen kurumlar sürdürülebilir başarıyı yakalamaktadır.
Bu doğrultuda tüm işletmeler;
a. Çalışanlarının görev tanımlarını net ve anlaşılır bir şekilde hazırlamalı,
b. Bölümler arası iş birliklerini kolaylaştıracak ve kuralları netleştirecek talimatlar, prosedürler veya yönetmelikler oluşturmalıdır.
Böylece açık, yazılı, ölçülebilir ve takip edilebilir bir yönetim yapısı kurulmuş olur.
