Günümüzün yoğun rekabet koşullarında üretim yapan veya hizmet sunan işletmeler, işleyişlerini, ürün ve hizmet kalitelerini sürekli olarak geliştirmek ve değişen şartlara hızla uyum sağlamak zorundadır. Bu amaca hizmet eden en etkili araçlardan biri de çalışan öneri sistemleridir.
Çalışanlardan alınan önerilerin değerlendirilmesi ve uygulanması, işletmenin sürdürülebilir bir yapıya kavuşmasında son derece önemli bir yönetim aracıdır.
İşletmelerin geleceğini güvence altına alması, büyümesi ve güçlenmesi; çalışanlarının görüşlerine değer vermesiyle mümkündür. Çünkü "İşi yapan geliştirir" prensibiyle hareket eden çalışanlar, sorunları tespit etme, çözüm üretme ve süreçleri iyileştirme konusunda oldukça başarılı sonuçlar elde ederler.
Kurumsal yapısı tam gelişmemiş işletmelerde sistem geliştirme ve sorun çözme görevleri genellikle yöneticilerin omuzlarına yüklenir. Ancak bu durum çoğu zaman etkin ve verimli sonuçlar doğurmaz. Oysa profesyonel yöneticiler, ekiplerinin bilgi ve deneyimlerinden yararlanarak önerileri toplar, değerlendirir ve uygulanabilir olanları hayata geçirerek işletmenin gelişimine önemli katkı sağlarlar.
Dolayısıyla, iyi kurgulanmış bir öneri sistemi hem işletme hem de çalışanlar açısından çok yönlü fayda sağlar.
İyi Kurgulanmış Bir Öneri Sisteminin Faydaları
• Ürün ve hizmet kalitesinin artması,
• Hatalı işlemlerin azalması ve verimliliğin yükselmesi,
• Çalışan iletişiminin güçlenmesi,
• İşçi-işveren ilişkilerinin gelişmesi,
• Disiplin problemlerinin azalması,
• Devamsızlık oranlarının düşmesi,
• Tasarruf sağlanması,
• Rekabet gücünün artması,
• Çalışma ortamlarının iyileştirilmesi,
• Çalışan aidiyetinin artması,
• Müşteri memnuniyetinin yükselmesi,
• Önerisinin dikkate alındığını gören çalışanın motivasyonunun artması.
Bu faydaların kalıcı olabilmesi için sistemin doğru kurulması ve sürdürülebilir biçimde işletilmesi gerekir.
Nasıl Bir Sistem Kurulmalı?
Sistem, her çalışanın katılımına açık olmalı ve çalışanlar önerilerini özgürce ifade edebilmelidir.
Öneriler; yazılı formlar, e-posta, iç iletişim araçları veya intranet üzerinden oluşturulacak dijital platformlar aracılığıyla toplanabilir.
Uygulamada sık karşılaşılan sorunlardan biri, sistemin başlangıçta heyecanla kurulup kısa sürede devre dışı kalmasıdır. Oysa öneri sisteminin başarısı sadece kurulmasına değil, sürekliliğinin sağlanmasına bağlıdır.
Bazı öneriler mevcut koşullar nedeniyle hemen uygulanamayabilir. Bu durumlarda, öneri sahiplerinin açık ve net bir şekilde bilgilendirilmesi, sistemin güvenilirliği açısından büyük önem taşır.
Sürecin İşleyişi
a. Önerilerin Toplanması:
Çalışanlardan gelen öneriler belirlenen kanallar üzerinden düzenli olarak toplanmalıdır. Bunun için dijital ortamlarda öneri platformları oluşturulabileceği gibi, iç iletişim yazılımları veya intranet sistemi üzerinden hazırlanacak formlar da kullanılabilir.
En eski yöntemlerden biri olan öneri kutuları da unutulmamalıdır. Genellikle isimsiz şekilde işletilen bu sistem, hâlâ etkili sonuçlar vermektedir.
Ayrıca özel e-posta adresleri üzerinden öneri toplanması da hem çalışan hem müşteri önerilerinin alınmasında yaygın bir yöntemdir.
Bunun yanı sıra, birebir veya grup görüşmeleri, özellikle demokratik yönetim anlayışına sahip işletmelerde değerli fikirlerin ortaya çıkmasını sağlar.
b. Önerilerin Değerlendirilmesi:
Önerilerin kim tarafından, hangi sıklıkla değerlendirileceği ve sonuçların kime raporlanacağı önceden belirlenmelidir.
Öneriler tek bir kişiden ziyade, mutlaka bu süreci sürdürülebilir bir yapıya kavuşturacak bir ekip tarafından değerlendirilmelidir. Bu ekibin koordinasyonunu ise işletmelerde genelde, insan kaynakları veya kalite departman yöneticileri yürütmektedir.
c. Uygulamaya Alınması:
Uygulanabilir bulunan öneriler planlanarak hayata geçirilmelidir. Kabul edilen ve uygulanan önerilerin sahiplerinin organizasyona duyurulması, hem teşvik hem de sistemin devamlılığı açısından büyük önem taşır.
En önemli nokta, çalışanın önerisinin kabul edilip edilmemesine bakılmaksızın, önerinin dikkate alındığının ve değerlendirildiğinin çalışana bildirilmesidir. Ayrıca kabul edilen önerilerin sonuçlarının tüm personele duyurulması, sistemin şeffaflığı ve güvenilirliği açısından önemlidir.
Başarılı Önerilerin Ödüllendirilmesi
Çalışanların öneri sistemine aktif katılımını sağlamak için, hayata geçirilen öneriler mutlaka ödüllendirilmeli ve öneri sahipleri görünür şekilde takdir edilmelidir. Bazen de sürekli öneri getiren, fakat önerisi kabul edilmeyen kişilere de teşvik amaçlı ödül verilmesi fayda sağlayacaktır.
Örneğin, üretim hatlarındaki fire oranını %7 azaltan bir sistemi öneren çalışanın işletmeye sağladığı yıllık katkı, rakamsal olarak tüm şirkette paylaşılabilir. Bu katkının hem maddi hem de manevi ödüllerle karşılık bulması, sistemin sürdürülebilirliği ve yeni önerilerin teşvik edilmesi açısından son derece önemlidir.
Tüm bu adımların hayata geçirilmesi, işletmenin geleceği için son derece olumlu sonuçlar doğurur. Ancak önerilerin dikkate alınmaması, çalışan motivasyonunu düşürür ve sistemin başarısını gölgeler.
Bu nedenle öneri sistemi mutlaka yönetim desteğiyle yürütülmeli ve özel bir ekip tarafından düzenli, objektif ve özenli şekilde değerlendirilmelidir.
Unutulmamalıdır ki, öneri sistemlerinin başarısı yönetimin sahiplenmesiyle doğru orantılıdır.
